こんにちは。管理部門の西田です。
昨今はテレワーク化が推奨されている中、メールで仕事のやり取りをする場面が増加しています。
普段からLINEやメールを当たり前に使っているので、メールも問題ない！と思っていても、ビジネスメールには基本的なマナーがあり、友達や家族とするものとはまた異なります。 特に、フリーランスで働くには、色々な方とメールのやり取りをする場面が増えます。
相手が知っているメールマナーができていないと、雑なメールと思われてしまうかもしれません。 今日はまず最低限知っておきたい、一般のビジネスメールマナーの基本中の基本を解説します。
目次
1．メール作成ポイント6つ
2．知らないと恥ずかしい!? TO、CC、BCCの使い分け
3．メールで便利なクッション言葉
4．まとめ
①件名
メールは受け手がパッと見て分かりやすいように、心遣いをすることが必要です。まず目に入る件名はメールの顔ともいえるものです。メールをビジネスでよく使用する方だと1日に100件以上のメールを見たりします。件名を見て優先順位をつけて見ていったり、後日見たいときに件名で検索したり、ということもありますので、メールの内容が簡潔に伝わる件名だと親切です。具体的な例は以下の通りです。
【NG例】
件名：おはようございます。
→携帯やスマホで友達にメールをする場合など件名に挨拶を入れる場合もあるかと思いますが、ビジネスメールではこれはNG。内容が分かる件名にしましょう。
件名：打ち合わせの件
→もう少し具体的に、いつの打ち合わせなのか、何の打ち合わせなのかなどを記載した方が良いです。
【OK例】
件名：【重要】明日の担当者会議の会場変更のお知らせ
→【】は緊急性の高いものや、注意して見てほしい場合に使用すると良いでしょう。 メールなどのテキストで見る場合目に留まりやすく、伝わりやすくなります。ただこれは普段から多様しないように注意が必要です。
②宛名
まず宛名を記載します。
基本構成は「社名、部署名、名前」の順で、氏名は名字のみでも構いませんが、フルネームが分かる場合はフルネームの方がより丁寧です。
役職がある場合は「社名、部署名、役職名、名前」の順です。敬称の「様」や団体であれば「御中」など忘れずつけます。 相手が社内の場合は「会社名」や「部署名」はなく「姓」だけを「さん」付け、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的です。
③挨拶文
次は必ず挨拶文です。
一般的な定型文があり、メールの相手が社外の人なら、「いつもお世話になっております」と始めて「自分の会社名」と「自分の名前」を名乗ります。社内の人には「お疲れ様です」と始めて、「自分の部署名」「自分の名前」という順番で書きます。
初めての相手にメールする場合は「初めてメールをさせていただきます」「初めてご連絡をさせていただきます」「お世話になります」、久しぶりに連絡を取る場合は「大変ご無沙汰しております」など適宜状況に合わせて変更します。
④用件
簡潔に、分かりやすくする為には結論を先に述べます。
結論、それから詳細を伝えましょう。 一般的に使われている構成は「6W3H」の構成です。これらを意識することで要点を漏らさず、簡潔に伝えやすいです。
【6W3H】
When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
Whom（誰に）
What（何を）
Why（なぜ）
How to（どのように）
How many（どれだけ）
How much（いくらで）
また、箇条書きにする方法もあります。内容によっては箇条書きの方が分かりやすい場合もあります。
⑤結びの挨拶
用件を記載したのち、結びの言葉で締めます。以下のような言葉で、内容に合わせて使用します。
・何卒よろしくお願い申し上げます
・今後ともよろしくお願いいたします
・ご検討の程、よろしくお願いいたします
・引き続きよろしくお願いいたします
⑥署名
メールには署名を挿入する機能もあります。いわばメールの名刺のようなもので、会社名、部署名、名前、連絡先、メールアドレス、HPのURLなどを記載します。
メールは「TO（宛先）」に指定した人以外の複数の人に同時に送信することがあります。
このときに使うのが「CC」「BCC」です。CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略で、メール作成画面にあるCC、BCCの欄にメールアドレスを入力することで、そのメールを送ることができ、返信を求める相手ではないものの、メールの内容を知っておいてほしい人がいる場合に入れます。
CCとBCCの違いとしては、他のメール受信者にメールアドレスが通知されるかどうかです。CCに入力されたメールアドレスは他の受信者に通知されますが、BCCに入力されたメールアドレスは他の受信者には通知されません。お互いに面識がない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、名前やアドレスが受信者にわかってしまい、個人情報の漏洩につながりますので、注意が必要です。
まとめると、以下の通りとあります。
TO→宛先、必ず読んでほしい人、返信がほしい人
CC→参考にメールの内容を知っておいてほしい人
BCC→参考にメールの内容を知っておいてほしいが、他の受信者にメールを送っていることを知られたくない場合に指定
メールでよく使用するのがクッション言葉です。相手に返信を促したり、何かをお願いしたりするメールは過剰にへり下った文面になったり、敬語を使用しすぎて分かりにくい文面になってしまいがちです。そういう時は以下のようなクッション言葉をはさむと相手への気遣いが表現できるので便利です。私も以下のようなクッション言葉は、意識して使用するようにしています。
・お手数をおかけいたしますが
・お忙しいところ恐縮ですが
・恐れ入りますが
・ご面倒をおかけしますが
今日お伝えしたのは基本的なことばかりですが、こういったマナーができていないと、印象の良し悪しが左右されます。
私たちYOUR NUREは、フリーランス看護師というものがもっと世の中に広がり、保険外看護という選択肢を多くの人に知ってほしいという想いがあります。
また、今後副業やフリーランスという働き方が知られていく中で、看護師さんもフリーランスで働くという場面はさらに広がっていくと考えています。 一個人事業主として、企業や利用者様、色々な人とメールでやりとりする場合に、マナーを身につけておけば自信を持って対応できたり、他者との差別化にも繋がります。ビジネスマナーは身に付けておいて損はないので、メールをする際には今日ご紹介したポイントを意識してみてください。
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